Dấu hiệu văn phòng đã đến lúc cần bảo trì
Thiết bị văn phòng hiếm khi hỏng đột ngột. Trước đó thường có những biểu hiện nhỏ mà nhân viên dễ bỏ qua:
- Quạt máy tính kêu to hơn trước, thân máy nóng, thỉnh thoảng tự khởi động lại.
- Khởi động và mở phần mềm kế toán, phần mềm dự toán ngày càng chậm.
- Máy in kéo nhiều tờ một lúc, bản in có vệt mờ, sọc đen hoặc chữ nhòe ở mép.
- Lệnh in từ máy khác bị treo, phải tắt bật máy in mới in được.
- Màn hình chập chờn, chuột phím phản hồi chậm, cổng USB lúc nhận lúc không.
Nguyên nhân phổ biến trong môi trường văn phòng
Khí hậu nóng ẩm và bụi là hai yếu tố gây hại lớn nhất. Ở các văn phòng gần công trường hay nhà xưởng, bụi mịn bám vào khe tản nhiệt khiến máy chạy nóng, linh kiện xuống cấp nhanh. Với máy in, giấy kém chất lượng để lâu ngày hút ẩm dễ gây kẹt, còn trục kéo giấy bị mòn hoặc bám bụi giấy thì mất độ bám. Về phần mềm, việc tắt cập nhật Windows, cài thêm tiện ích không rõ nguồn gốc và ổ cứng đầy là những lý do thường gặp làm máy chậm dần.
Phi Liêm bảo trì hệ thống văn phòng gồm những bước nào?
Với máy tính
- Vệ sinh bụi bên trong thùng máy, quạt tản nhiệt, khe gió; với laptop, vệ sinh quạt và kiểm tra nhiệt độ khi chạy tải.
- Kiểm tra sức khỏe ổ cứng, dung lượng còn trống, tình trạng nguồn và RAM.
- Cập nhật hệ điều hành, trình diệt virus; gỡ phần mềm thừa chạy cùng Windows.
- Kiểm tra dây nguồn, ổ cắm, bộ lưu điện nếu văn phòng có sử dụng.
Với máy in và mạng
- Làm sạch đường đi giấy, trục kéo, kiểm tra cụm sấy và hộp mực trên máy in laser.
- In trang thử để đánh giá chất lượng, ghi lại bộ đếm trang nếu máy có hỗ trợ.
- Kiểm tra cấu hình chia sẻ máy in, địa chỉ IP, driver trên từng máy trạm.
- Kiểm tra modem, switch, bộ phát Wi-Fi; sắp xếp lại dây mạng nếu bị lỏng hoặc gập.
Sau buổi bảo trì, kỹ thuật viên tổng hợp tình trạng từng thiết bị. Linh kiện nào cần thay sẽ được báo phương án và chi phí trước, doanh nghiệp đồng ý mới thực hiện.
Mẹo giữ thiết bị bền giữa các lần bảo trì
- Đặt thùng máy cách tường vài tấc, không kê sát dưới gầm bàn ẩm hoặc ngay lối đi.
- Bảo quản giấy in trong bao kín, xếp phẳng, tránh để gần cửa sổ.
- Khi máy in kẹt giấy, tắt máy, mở nắp theo hướng dẫn trên thân máy và kéo giấy theo chiều giấy chạy; không dùng vật nhọn chọc vào bên trong.
- Tắt máy tính đúng cách cuối ngày thay vì rút điện; không tự mở thùng máy hay bộ nguồn để vệ sinh.
- Ghi lại thời điểm và hiện tượng lỗi để kỹ thuật viên chẩn đoán nhanh hơn.
