Văn phòng của bạn có thực sự đang sao lưu?
Khi được hỏi, nhiều văn phòng trả lời là có sao lưu, nhưng khi kiểm tra thì bản sao gần nhất đã cách đây vài tháng, hoặc nằm trên một ổ USB cắm thường trực vào chính máy cần bảo vệ. Trường hợp đó, nếu máy bị mã độc tống tiền mã hóa dữ liệu thì ổ USB cũng chịu chung số phận. Bạn nên rà soát lại cách sao lưu nếu:
- Dữ liệu kế toán, hồ sơ bệnh nhân, hồ sơ học sinh chỉ nằm trên một máy duy nhất.
- Không ai trong văn phòng biết lần sao lưu gần nhất là khi nào.
- Chưa từng thử khôi phục một tệp từ bản sao lưu để xem có mở được không.
- Nhân viên lưu tài liệu lung tung trên màn hình nền, trong thư mục tải về.
Những nguyên nhân mất dữ liệu hay gặp
Ổ cứng hỏng là nguyên nhân phổ biến, kể cả ổ SSD vẫn có thể hỏng đột ngột mà không báo trước. Kế đến là mã độc tống tiền, thường lây qua tệp đính kèm email giả mạo hóa đơn, thông báo thuế. Ngoài ra còn có lỗi thao tác như xóa nhầm, ghi đè tệp, laptop bị mất cắp hoặc rơi vỡ, và sự cố điện khiến hệ thống tắt đột ngột khi đang ghi dữ liệu.
Cách Phi Liêm thiết lập và kiểm tra sao lưu
- Xác định dữ liệu quan trọng: cùng người phụ trách liệt kê thư mục nào, phần mềm nào chứa dữ liệu không thể mất, chẳng hạn cơ sở dữ liệu phần mềm kế toán hay thư mục hồ sơ dự án.
- Tập trung dữ liệu: đề xuất nơi lưu chung để việc sao lưu không phải đi từng máy.
- Thiết kế theo nguyên tắc 3-2-1: ít nhất ba bản dữ liệu, trên hai loại thiết bị khác nhau, trong đó một bản đặt ngoài văn phòng hoặc trên dịch vụ đám mây.
- Tự động hóa: cấu hình lịch sao lưu tự chạy, giữ nhiều phiên bản để có thể quay lại trước thời điểm bị lỗi.
- Kiểm tra khôi phục: định kỳ lấy thử một số tệp từ bản sao lưu, mở xem có đầy đủ và dùng được không.
- Bàn giao hướng dẫn: ghi lại quy trình bằng văn bản ngắn gọn để người phụ trách tự theo dõi được.
Giải pháp cụ thể như ổ cứng gắn ngoài, thiết bị lưu trữ mạng hay dịch vụ đám mây sẽ được tư vấn theo dung lượng dữ liệu và ngân sách, kèm báo giá trước khi triển khai.
Những việc nên làm ngay hôm nay
- Sao chép thư mục quan trọng nhất sang một ổ lưu trữ riêng, sau đó rút ổ ra và cất ở nơi khác.
- Không mở tệp đính kèm có đuôi lạ hoặc yêu cầu bật macro từ người gửi không quen.
- Khi ổ cứng phát tiếng lạ hoặc máy báo lỗi đọc ghi, ngừng sử dụng và liên hệ kỹ thuật thay vì cố chạy phần mềm sửa lỗi, vì thao tác sai có thể khiến việc cứu dữ liệu khó hơn.
- Nếu nghi máy nhiễm mã độc tống tiền, rút dây mạng hoặc tắt Wi-Fi của máy đó để hạn chế lây sang máy khác.
