Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài bộ phận IT?
Nhiều công ty xây dựng, văn phòng kế toán, sàn bất động sản hay xưởng sản xuất trong khu công nghiệp Điện Bàn có từ năm đến vài chục máy tính nhưng không đủ khối lượng việc để tuyển hẳn một nhân viên IT. Kết quả thường thấy là kế toán kiêm luôn việc sửa máy in, nhân viên trẻ nhất được giao xử lý Wi-Fi, còn mật khẩu modem thì không ai nhớ. Dịch vụ IT thuê ngoài giúp doanh nghiệp có một đầu mối kỹ thuật cố định, hiểu hệ thống của mình, mà không phải gánh chi phí nhân sự toàn thời gian.
Bạn nên cân nhắc dịch vụ này khi gặp một trong các tình huống sau:
- Sự cố máy tính, mạng lặp lại hằng tuần, mỗi lần lại gọi một thợ khác nhau.
- Không có danh sách thiết bị, không rõ máy nào đã cũ, máy nào sắp hết dung lượng ổ cứng.
- Dữ liệu kế toán, hồ sơ khách hàng nằm rải rác trên từng máy, chưa có quy trình sao lưu.
- Sắp mở thêm chi nhánh, chuyển văn phòng hoặc tuyển thêm nhân sự cần chuẩn bị máy.
Vì sao hệ thống IT văn phòng hay rối?
Phần lớn văn phòng nhỏ phát triển theo kiểu mua đến đâu lắp đến đó. Mỗi máy cài một kiểu, tài khoản Windows dùng chung, phần mềm cập nhật không đồng đều, dây mạng đi tạm bợ sau tủ hồ sơ. Khi người phụ trách cũ nghỉ việc, kiến thức về hệ thống cũng đi theo. Lâu dần, mỗi lần có lỗi lại mất nhiều thời gian chỉ để tìm hiểu hệ thống đang được bố trí ra sao.
Phi Liêm triển khai dịch vụ IT thuê ngoài như thế nào?
- Khảo sát hiện trạng: kỹ thuật viên đến văn phòng kiểm kê máy tính, máy in, thiết bị mạng, phần mềm đang dùng và cách lưu trữ dữ liệu.
- Báo cáo và đề xuất: chỉ ra các điểm rủi ro, việc cần làm ngay và việc có thể lên kế hoạch dần, kèm phương án và chi phí để doanh nghiệp tự quyết định.
- Thống nhất phạm vi: hai bên thỏa thuận rõ các hạng mục được hỗ trợ, cách tiếp nhận yêu cầu, tần suất có mặt định kỳ và những việc phát sinh tính riêng.
- Vận hành hằng ngày: tiếp nhận yêu cầu từ nhân viên, xử lý từ xa khi phù hợp, đến tận nơi khi cần thao tác trên phần cứng.
- Lập hồ sơ hệ thống: ghi lại sơ đồ mạng, danh sách thiết bị, lịch sử sửa chữa để ai tiếp quản sau này cũng nắm được.
Các đầu việc thường nằm trong phạm vi hỗ trợ gồm: cài đặt và bàn giao máy cho nhân viên mới, quản lý tài khoản email và phần mềm, cấu hình mạng nội bộ và chia sẻ máy in, theo dõi sao lưu dữ liệu, tư vấn khi cần mua sắm hoặc nâng cấp thiết bị.
Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước buổi khảo sát?
- Liệt kê những sự cố gây phiền nhất trong vài tháng gần đây, kể cả những lỗi nhân viên đã quen chịu đựng.
- Gom lại hóa đơn, thông tin bản quyền phần mềm, tài khoản quản trị modem nếu còn giữ.
- Xác định người đầu mối phía doanh nghiệp để tiếp nhận báo cáo và duyệt các đề xuất.
- Cho biết kế hoạch sắp tới như tăng nhân sự, mở chi nhánh để phương án tính trước cho phù hợp.
Với trường tư thục hay phòng khám, nên nói rõ khung giờ được phép làm việc để tránh ảnh hưởng giờ học, giờ khám bệnh.
