Vì sao máy in văn phòng cần bảo trì định kỳ
Máy in trong văn phòng thường chạy liên tục, in nhiều loại giấy và phải chịu bụi, độ ẩm. Phần lớn sự cố như kẹt giấy, bản in sọc hay máy ngừng đột ngột đều có dấu hiệu báo trước: quả đào kéo giấy trơn dần, bụi giấy tích tụ trên cảm biến, bao lụa sấy mòn. Bảo trì định kỳ giúp phát hiện và xử lý những chi tiết này trước khi chúng gây gián đoạn công việc, đồng thời kéo dài tuổi thọ của máy.
Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp, nhà xưởng, trường học, cơ quan và cửa hàng có từ một đến nhiều máy in, đặc biệt các đơn vị in nhiều chứng từ, phiếu xuất kho hay hóa đơn mỗi ngày.
Nội dung một lần bảo trì
Phần cơ khí và vệ sinh
- Hút bụi giấy, bụi mực trong thân máy và khoang chứa hộp mực.
- Lau sạch quả đào, tấm tách giấy, kiểm tra độ bám để giảm kẹt giấy.
- Kiểm tra cụm sấy, bao lụa sấy và trục ép.
- Vệ sinh gương quét và cửa sổ laser ở các dòng máy cho phép.
- Với máy in phun, kiểm tra đầu phun, bộ phận thấm mực thải và dây dẫn mực.
Phần kết nối và phần mềm
- Kiểm tra kết nối mạng, địa chỉ IP của máy in dùng chung.
- Rà soát trình điều khiển trên các máy tính hay gặp lỗi in.
- Ghi nhận bộ đếm trang để ước lượng thời điểm cần thay linh kiện.
Cách Phi Liêm triển khai cho doanh nghiệp
- Khảo sát ban đầu: lập danh sách máy in, đời máy, vị trí và mức độ sử dụng.
- Đề xuất tần suất: máy in nhiều có thể cần bảo trì hàng tháng, máy in ít có thể theo quý. Lịch được thống nhất theo thực tế, không áp một khuôn chung.
- Báo giá gói bảo trì theo số lượng máy và tần suất, nêu rõ phần nào gồm trong gói và phần linh kiện phát sinh.
- Thực hiện và ghi biên bản: sau mỗi lần, đơn vị nhận được ghi chú tình trạng từng máy và các linh kiện nên thay sắp tới.
- Hỗ trợ giữa kỳ: khi máy gặp sự cố ngoài lịch, bạn có thể liên hệ để được sắp xếp kiểm tra.
Với các doanh nghiệp trong khu công nghiệp Điện Bàn, lịch bảo trì có thể bố trí ngoài giờ cao điểm để không ảnh hưởng ca làm việc.
Thói quen giúp máy in bền hơn giữa các kỳ bảo trì
- Dùng giấy đúng định lượng máy hỗ trợ, bảo quản giấy kín để tránh ẩm.
- Không in lên giấy đã qua sử dụng còn ghim bấm hoặc băng dính.
- Đặt máy nơi thoáng, không sát tường và xa nguồn nhiệt.
- Giao một người phụ trách ghi lại lỗi phát sinh để kỹ thuật viên nắm thông tin.
